W 2013 roku Uniwersytet rozpoczął przygotowania do wprowadzenia zintegrowanego systemu zarządzania. Uczelnia uzyskała na ten cel 5,8 mln zł dofinansowania w ramach unijnego programu „Kapitał ludzki”. Odbyły się dwa przetargi, w pierwszym wyłoniono system, który będzie stosowany na UW – SAP ERP. W drugim przetargu, przeprowadzonym pod koniec roku, wybrano firmę, która skonfiguruje system zgodnie z potrzebami uczelni. Jest nią S&T, wraz z podwykonawcami: Gavdi, Quercus, SI Consulting.

 

Czym jest zintegrowany system zarządzania?

Skrót ERP oznacza Enterprise Resource Planning. Platformy tego typu oferują wiele modułów tematycznych, pozwalających obsługiwać właściwie każdą sferę działalności instytucji. Nasza uczelnia na razie korzystać będzie z dwóch modułów: kadry i płace oraz finanse i majątek. System marki SAP, który będzie wykorzystywany przez Uniwersytet jest szeroko rozpowszechniony. Z rozwiązań tej firmy korzysta 50 tys. organizacji na całym świecie, wśród nich jest 850 instytucji badawczych i edukacyjnych. W Polsce klientami SAP są m.in. uniwersytety Jagielloński, Marii Skłodowskiej-Curie oraz Śląski.

 

Jak przebiega proces wprowadzenia systemu?

Wprowadzenie systemu zintegrowanego jest zawsze bardzo czasochłonne i przebiega na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze konieczne jest skonfigurowanie informatycznego narzędzia. Na Uniwersytecie przyjęto formułę polegającą na wykorzystaniu gotowego rozwiązania i dostosowaniu go do potrzeb uczelni, co oznacza, że najpierw zainstalowana zostanie platforma uwzględniająca ogólne założenia zarządzania UW, a następnie wprowadzane będą poprawki, dzięki któremu system zostanie dostosowany do naszych szczegółowych potrzeb.

 

Drugim zadaniem – znacznie trudniejszym niż kwestie techniczne – jest przemyślenie wewnętrznej struktury, uporządkowanie i uproszczenie procedur, precyzyjne rozpisanie odpowiedzialności za podejmowane decyzje, które w systemie informatycznym trzeba odwzorować.

 

Ważne jest też przygotowanie pracowników, którzy z platformy będą korzystać. Nie chodzi jedynie o szkolenia dla administracji, dla której SAP ERP stanie się codziennym narzędziem pracy. Równie istotne jest, by władze uczelni, wydziałów, instytutów i innych jednostek, potrafiły wykorzystywać możliwości systemu do lepszego zarządzania.

 

Obecnie wraz z wykonawcą uzgadniana jest koncepcja wdrożenia SAP, uczestniczą w niej m.in. pracownicy kwestury oraz biura spraw pracowniczych, jako przyszli użytkownicy systemu. Po skonfigurowaniu platformy, prowadzone będą testy i szkolenia, a faktyczny start systemu przewidywany jest na początek 2015 roku.

 

Zalety system zintegrowanego:

  • zbudowany jest z różnych tematycznych aplikacji działających w oparciu o wspólną bazę danych; wystarczy, że jeden użytkownik wprowadzi informacje i natychmiast są one widoczne w całym systemie dla wszystkich,
  • pozwala prowadzić analizy porównawcze, umożliwia łatwe i szybkie łączenie i syntetyzowanie danych, które w chwili obecnej są rozproszone w różnych bazach.

Wprowadzenie systemu oznacza dla uczelni:

  • uporządkowanie struktury organizacyjnej i zakresu kompetencji,
  • optymalne wykorzystywanie zasobów uczelni, uporządkowanie i zwiększenie przejrzystości procesów wewnętrznych,
  • poprawę przepływu informacji ważnych dla funkcjonowania uczelni.

Osobom zarządzającym uczelnią i jednostkami system umożliwia:

  • planowanie i kontrolowanie budżetu,
  • monitorowanie zatrudnienia w jednostce,
  • zarządzanie grantami jednostki,
  • generowanie raportów, np. sprawozdań finansowych.

Dla pracowników administracji wprowadzenie systemu oznacza:

  • brak konieczności wielokrotnego wprowadzania danych,
  • łatwy dostęp do informacji niezbędnych do sprawozdań i statystyk wymaganych od uczelni,
  • uproszczenie i skrócenie procedur.